¿Nos reunimos?
Dirigir una reunión no es nada sencillo. Una reunión define al equipo, al grupo, una unidad a la cual pertenecen todos los participantes. Cada grupo crea su propia comunidad de conocimientos compartidos, experiencia, opiniones y cultura. Se hallan en un mismo grupo personalidades, caracteres, actitudes distintas, y para que la reunión resulte eficaz es necesario que todos se expresen tal como son, sin intentar cambiarlos.
Hay conductores de reunión que se toman cualquier oposición como un ataque personal, y responden en consecuencia; otros que tienen sus ‘favoritos’, todo lo que dicen éstos es apoyado y lo que dicen los otros no es importante; otros que piensan que es ‘su reunión’, no la de todos. Así, es importante que el conductor aprenda a reconocer sus propias conductas y a poner en práctica sus funciones: poner a todo los participantes del mismo lado, canalizar la agresividad, centrar el grupo, movilizar al grupo y controlar las interrupciones. La función del conductor es ponerlos a todos del mismo lado, evitando que se inicien disputas y en caso de que éstas surjan no debe tomar nunca partido en ellas. Para ello, hay que vivir y transmitir la misión de la organización, el por qué de la reunión, y recordar éxitos del grupo con anterioridad.
El principal problema que surge a raíz de las disputas es la agresividad. Para evitarlo existen diversas técnicas que facilitan su gestión como son tratar que los participantes expresen sus problemas, recurrir a los demás participantes sirviéndose de su objetividad, atenerse a los hechos reales.
En primer lugar, el comienzo de una reunión debe tener el objetivo claro y clarificado para todos los que van a participar. Asimismo, todo el grupo ha de haber aceptado el tema o problema a resolver. En el transcurso de la reunión, el conductor procurará en todo momento mantener a los participantes dentro del tema en cuestión y centrar el objetivo de la reunión. El principal peligro es, pues, que se alejen del tema, por lo tanto, el conductor deberá centrar al grupo estando alerta constantemente, no “soltar el timón” y reconducir a aquellos que se alejan, ratificar la comprensión, asegurarse de que cada exposición es relevante, repitiéndola si es necesario.
La función más globalizadora que realiza es la de movilizar al grupo. Básicamente consiste en conseguir que el grupo se movilice hacia una decisión o acción, o sea, ayudarle a sentir deseos de alcanzar el limite de su capacidad y de superarse. Para conseguirlo, es necesario que todos participen por igual y en la medida en que lo crean conveniente. Reforzar lo positivo de sus intervenciones y evitar lo negativo, centrándose en aspectos a mejorar. Animar y comunicar el entusiasmo por los objetivos es otros aspecto que no debe descuidarse. El grupo, con su conductor, logra con cierta frecuencia relaciones altamente afectivas. Ello conlleva una serie de interacciones en el plano de los sentimientos. Si el grupo nota, de alguna manera, que el conductor no tiene deseos verdaderos de conducir la reunión, inconscientemente perderá el entusiasmo y caerá en el desaliento y en la ineficiencia. Por el contrario, si este grupo siente que su conductor manifiesta un fuerte carácter o voluntad de llevar la reunión a buen fin, este sentimiento se reflejará en la propia dinámica del grupo, el cual posiblemente se impregnará de este entusiasmo, lo que les llevará a resultados sorprendentes.
El conductor de la reunión se deberá asegurar también de que todo el que tenga algo que decir lo exprese; para ello habrá de proteger a los más débiles y controlar a los fuertes. La dinamización del grupo ha de llevar al surgimiento de todo tipo de ideas, pues quizá una idea no sea buena, pero puede ser el origen de una mejor para desembocar en la resolución del problema. Las interrupciones constantes son el mayor peligro del estancamiento del grupo y para ello se utilizan algunas de estas técnicas según sea el caso, protección del débil, control del fuerte, sondear para buscar cualquier posible solución, anotar las sugerencias, construir ideas, no demolerlas. Cuando hay conversaciones individuales, interrumpa mediante intervenciones como éstas:
• “Me interesa su opinión. ¿Está diciendo algo que debamos saber?”.
• “Por respeto a los compañeros que están participando, ¿pueden escucharlos por favor?” O bien, deje de hablar y mire a los que conversan. Continúe cuando dejen de hablar.
¿Y ahora, estás preparada para comenzar tu reunión?
Ana Mª Herrero
