Soluciones digitales para la gestión de gastos

El teletrabajo ‘forzado’ ha aportado algunas ventajas estratégicas a empresas y empleados, incluyendo ahorro en costes de infraestructura, reducción considerable del impacto medioambiental y mayor conciliación entre vida laboral y personal.

Esta digitalización acelerada ha puesto de manifiesto que también es posible optimizar muchos procesos administrativos. Como la gestión de gastos, que sigue constituyendo una de las actividades más tediosas y que más recursos innecesarios consume en las compañías españolas.

Ineficiencia, transparencia cuestionable, escaso control de movimientos o exceso de burocracia, se citan habitualmente como quebraderos de cabeza para los departamentos contables en el control de gastos. Y además generan costes añadidos.

Si esta gestión se realiza de forma manual, implica a una media de tres personas y seis etapas, desde que llega un ticket hasta que se introducen los datos en el software de cuentas. En una compañía de 1.000 trabajadores, hacer un reporte de gastos manual supone alrededor de 2.832 euros al mes (casi tres euros por persona).

Automatización y transparencia

Al contrario de lo que se pudiera pensar, el confinamiento no ha reducido los gastos. Solo cambia el apunte contable: de viajes de trabajo (que han caído un 78%) a material informático, de oficina, y suministro de Internet y teléfono, que han aumentado un 42%, 74% y 193%, respectivamente. Y gran parte de estos gastos recayeron inicialmente en los propios trabajadores.

¿Es posible simplificar y optimizar este proceso? Gracias a sus funciones automatizadas, las herramientas de software de gestión de gastos ahorran tiempo y costes innecesarios y eliminan errores, liberando al equipo financiero para que pueda dedicarse a tareas de valor como la analítica.

La transparencia es otra ventaja. Los empleados disponen de tarjetas de crédito inteligentes con las que pagar y reportar sus gastos digitalmente. Basta con hacer una foto al ticket o factura y cargarlo en la app móvil. Automáticamente, los gastos aparecen agrupados por categorías, ofreciendo una visión completa y en tiempo real de todos los movimientos.

Según nuestros datos, nueve de cada diez directores financieros consideran que esta tecnología automatizada agiliza los procesos y facilita el día a día de los empleados y los departamentos contables. Con una recomendación: la herramienta de control debe abarcar todo el proceso de gasto, desde el momento de la compra hasta su reporte y aprobación.

Modernizando el entorno laboral

Las necesidades de las organizaciones han cambiado. Y las rutinas de trabajo evolucionan hacia modelos más dinámicos y flexibles. En este sentido, España tiene un enorme potencial para aplicar la tecnología en la optimización de procesos empresariales, como ya sucede en otros países europeos como Dinamarca, Suecia o Alemania.

Estamos viviendo un momento único de transformación empresarial y social, que supone una oportunidad para innovar y apostar por nuevas soluciones digitales que mejoren los procesos empresariales y contribuyan al bienestar de los empleados y de la sociedad.

Aiyana Moorhead

Country Manager para España de Pleo

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