Manual de etiqueta para realizar con éxito videoconferencias de trabajo

Con la llegada del COVID-19 a España, son miles los españoles que se han sumado a una modalidad de trabajo: el teletrabajo. Debemos tener en cuenta que hay algunos aspectos que varían cuando trabajamos en remoto, por lo que deberemos adaptarnos para desarrollar exitosamente nuestras responsabilidades cuando trabajemos desde casa. Uno de estos aspectos lo constituyen las reuniones mediante videoconferencia.

Por ello, Néstor Guerra, experto en gestión de equipos y trabajo en remoto e instructor de Udemy, la plataforma global de formación en línea más grande del mundo, presenta un manual de buenas prácticas para realizar con éxito videoconferencias de trabajo desde casa.

  • Vestimenta. El hecho de trabajar en casa no significa que debas estar en pijama, busca un atuendo cómodo pero casual y vístete toda la semana como si fueras a la oficina. Dependiendo del tipo de empresa para la que trabajes, adapta tu estilo, no es lo mismo un abogado que un programador, pero como recomendación general, vestir una camisa o una blusa -en el caso de las mujeres-, es una buena opción.
  • Espacio de trabajo. Si tienes la opción de delimitar una zona de trabajo en casa, hazlo. Busca un espacio cómodo y natural que te funcione. Si vas a realizar una videoconferencia no tienes que sentirte obligado a tener una pared blanca de fondo, no habría problema en tener fotos o cuadros que tengas casa. Sin embargo, es importante tener sentido común y evitar mostrar cualquier cosa que pueda herir susceptibilidades. Todos saben que estás en un espacio de tu casa y, como tal, tiene tu toque personal. De ser posible, elige un espacio con la mayor luz natural posible. Por ejemplo, frente a una ventana, es importante que tu rostro se vea iluminado, de verse oscuro podrías perder la atención de los demás integrantes de la videoconferencia. Si compartes casa con más personas, trata de que a la hora de tu llamada no te interrumpan o se vean otras personas de fondo. Habla con ellos previamente para evitarlo.
  • Aspectos técnicos. Al igual que en una reunión presencial, se debe tratar de realizar las videoconferencias de la mejor manera. Por ello, es fundamental tener en cuenta algunos aspectos importantes.
    • Todos los micrófonos deben estar silenciados mientras alguien tenga la palabra, el no hacerlo causa distracción.
    • Utiliza herramientas de presentación visuales para explicar de mejor manera y no “cansar la vista” de los participantes.
    • Si vas a presentar desde tu ordenador, mantén tu escritorio ordenado y ten cuidado con las páginas que tengas abiertas, procura dejar solo aquellas que necesites para la reunión.
    • Dentro de tus posibilidades, considera tener un buen ancho de banda. Evita conectarte por Wifi, hazlo mediante cable directo al router. También es importante tener un plan B por si pierdes la conexión. Por ejemplo, tener el móvil a mano para volver a conectarte desde este dispositivo.
  • Tiempos. Establécelos y respétalos, es recomendable que las videoconferencias no tengan una duración mayor a una hora, recuerda que es esencial mantener la atención de todos los integrantes. Lo más recomendable es tener dos videollamadas al día y no saturar la agenda, ya que los empleados deben continuar con su trabajo del día. En caso de que las calls sean seguidas, se recomienda dejar de 10 a 15 minutos entre cada una para permitir a las personas que se despejen y puedan revisar otros asuntos pendientes, descansar o tomar un refrigerio. Se sugiere levantarse del puesto de trabajo cada dos horas, hacer ejercicios de estiramiento, tomar agua o algún snack nutritivo, escuchar música o cualquier actividad para descansar la vista y despejar la mente.
  • Un día sin videoconferencias. Si anteriormente en tu empresa existía una política de un día sin reuniones, puede replicarse durante el teletrabajo. Hacerlo permite a los trabajadores enfocarse en su trabajo individual y avanzar con sus tareas pendientes.
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