Topwork, la solución a la falta de comunicación de las empresas

Doctoranda especializada en biotecnología adscrita al CSIC, Barbara Rodríguez ha trabajado en varias instituciones científicas, con equipos multidisciplinares y multiculturales como Tufts University School of Medicine de Boston, CIC-nanoGUNE de San Sebastián y el Instituto de Química Avanzada de Barcelona. Es una entusiasta del networking y la comunicación y actualmente trabaja en la detección prematura de la fibrosis quística. Además, desde finales de 2018, lidera la implementación de Topwork en el ámbito del CSIC, una solución de comunicación que combina funcionalidades de la Inteligencia Artificial y de las redes sociales simplificando la comunicación y mejorando la productividad. Esta herramienta facilita tanto el flujo de comunicación dentro de la propia organización, como la mejora la comunicación entre la misma y su ámbito de relaciones externas (otros centros de investigación, proveedores de productos, colaboradores, etc.).

¿Podría hablarnos de Topwork?

En todos los centros de investigación en los que he trabajado he tenido problemas de comunicación entre los distintos departamentos y grupos. En muchas ocasiones he dejado de recibir información de interés porque los emails no me llegaban o, sencillamente, porque se perdían en la carpeta de spam. Por el contrario, mi inbox se llenaba siempre de correos que carecían de interés alguno para mí. Además, a la hora de querer ponerme en contacto con determinadas personas o de informar a determinados grupos sobre un tema en particular, el tiempo que empleaba en realizar esta tarea era enorme. Me llevé una sorpresa cuando comentándolo con otros investigadores, (tanto estudiantes como seniors), todos ellos tenían la misma sensación que yo y, por eso, decidí comentarles este problema a mis padres (profesora y catedrático de Informática). Fueron ellos los que me motivaron a encontrar una solución para

resolver uno de los mayores problemas que padecen las empresas: la falta de comunicación. En este punto es cuando me puse en contacto con Joan Fabregat, un viejo amigo que trabaja en una gran compañía y sabe mucho sobre innovación, que ya estaba trabajando en un proyecto con una finalidad similar. Juntos reorganizamos y reenfocamos dicho proyecto para crear Topwork.

¿Cuál es su funcionamiento?

En Topwork la información se divide en canales, en los cuales se trata una temática en particular. Dentro de un mismo canal existen diferentes grupos donde se intercambian mensajes sobre dicho tema. Los mensajes dentro de un grupo solamente pueden verse por los usuarios que están metidos en el mismo. Por ejemplo, en el canal #Seminarios puede haber distintos grupos @Directores, @GrupoSintesis, @GrupoCultivoCelular. Dentro del grupo @Directores se intercambiarán mensajes entre los miembros de dicho grupo y se tratará el tema #Seminarios. De la misma manera, el grupo @GrupoSintesis tratará sobre #Seminarios y solamente podrá ver los mensajes de su grupo. Además, siempre que dentro de un grupo se reciba/publique información de interés para otro grupo, ya sea del mismo canal o de otro diferente, se podrá compartir de manera sencilla. De esta manera, la información fluye de manera organizada recibiendo únicamente información de interés, ya que solamente perteneces a los grupos que te interesan dentro de los diferentes canales.

Como hemos comentado, lidera la implementación de Topwork en el ámbito del CSIC desde finales de 2018. ¿En qué punto se encuentra?

Actualmente, Topwork se ha implementado en algunos grupos del IQAC-CSIC, ya que está en fase de prueba. Sin embargo, el feedback recibido es muy bueno y ya se ha hablado con su directora para poder implementarlo en todo el centro en los siguientes meses.

¿Qué nivel de seguridad ofrece Topwork y cómo pueden implementarlo las empresas?

Primero de todo, para poder utilizar Topwork la organización debe ponerse en contacto con nosotros para que demos de alta a sus usuarios. De tal manera que solamente los miembros de dicha organización tendrán acceso a usar Topwork y ponerse en contacto entre ellos. Además, tanto quien genera como quien recibe la información pueden trasladar esta información siguiendo el flujo, jerárquico o transversal, definido por la política de la organización, evitando que la información salga de dicho flujo. Esta gestión directa de la información permite recibir únicamente información que estás autorizado a recibir y, además, asignarle una relevancia en función de quien transmite dicha información.

Topwork afirma llegar a los equipos que necesitas en cuestión de segundos. ¿Cómo?

Con tres sencillos pasos. Lo primero es elegir el canal en el que se quiere transmitir la información (el tema del cuál quieres tratar). En segundo lugar, hay que seleccionas el grupo de personas con el cual quieres compartir dicha información. Y, por último, hay que generar el post que se quiere compartir y… ¡Listo!

Además, evita crear cadenas de email interminables o mantener intranets donde pocos sacan provecho. Explíquenos esta idea.

Las grandes empresas están organizadas en jerarquías formales (director, jefe, coordinador, etc.) e informales (grupos mixto de trabajo, personas con fuerte influencia, contactos…). Cuando una organización quiere transmitir un mensaje suele usar dichas jerarquías para asegurar que hay un control de la bajada -y subida- de la información, al final los trabajadores hacen lo que sus jefes inmediatos les piden. Esta información se transmite usando emails o grupos de whatsapp inseguros. Topwork los sustituye aportando una agilidad y flexibilidad mayor, ya que en un solo canal puede haber muchos grupos, pero cada usuario solo está dado de alta en los grupos a los que pertenece, evitando la congestión de información.

¿Qué balance hace de la evolución de su acogida?

Hemos tenido un feedback muy positivo en la mayoría de organizaciones donde hemos presentado la herramienta. Sin embargo, al tratarse de una startup hemos tenido muchos retos técnicos y de carácter humano a la hora de desplegarla y fomentar su uso, siendo el principal el cambio de mentalidad que supone dejar de lado herramientas tan arraigadas como el email.

¿De qué forma Topwork beneficia a las empresas?

Topwork facilita la comunicación interna debido a la sencillez con la que hace que la información fluya y la forma en la que dicha información está estructurada. Debido a la facilidad de transmisión de información los empleados son más proactivos a la hora de intercambiar ideas, comentarios, información relevante, entre otros.

¿Cuántas empresas han confiado en Topwork? ¿Cuál es la tipología de estas empresas?

Topwork está presente en tres sectores: centros de investigación, telecomunicaciones y turismo. Actualmente, un total de 900 usuarios lo usan y 25 empresas han confiado en Topwork.

¿Cuáles son sus objetivos a corto y largo plazo?

Los dos retos más grandes a los cuales nos enfrentamos son la creación de un equipo dedicado al 100% y que complete todos los perfiles que necesitamos y, por otro lado, la automatización de los procesos de adquisición de usuarios y empresas.

María Cano Rico

Más sobre Barbara Rodríguez

Graduada en Química en la Universidad del País Vasco, Barbara Rodríguez quedo la primera de su promoción en 2015. Recibió varios premios por parte de La Kutxa y del Gobierno Vasco y en 2017 acabó un máster en Química Aplicada en la misma universidad, quedando también primera de promoción. En el ámbito profesional, ha trabajado en el centro de investigación CIC nanoGUNE de San Sebastián durante cuatro años estudiando el comportamiento de proteínas relacionadas con el HIV-1 y, paralelamente, ha colaborado con el departamento de Química Aplicada de la Universidad del País Vasco empleando herramientas de docking molecular. En el CIC nanoGUNE, ayudó durante dos años consecutivos en la organización de actividades para promover el papel de la mujer en la ciencia en la Semana de la Mujer y la Niña en la Ciencia. Posteriormente, realizó una estancia en la Universidad de Medicina de Tufts, en Boston, donde aprendió a trabajar con cultivos celulares. El gran interés que le suscitó esta área hizo que decidiera ponerse en contacto con el grupo Nb4D del IQAC-CSIC de Barcelona donde actualmente realiza un doctorado en Biotecnología.

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