Guía de elementos imprescindibles para teletrabajar

GENI RAMOS. PUBLICISTA Y EXPERTA EN HERRAMIENTAS DIGITALES

Un ordenador, un smartphone y cinco herramientas gratuitas para teletrabajar 

El COVID-19, más conocido para todos como Coronavirus, está provocando que muchas empresas encuentren en el teletrabajo la alternativa para no tener que cerrar las persianas de sus negocios. Sin apenas tiempo para adaptarse a ello, las grandes dudas que pueden surgir son: que necesito para poder llevar a cabo mi actividad laboral diaria? ¿Cómo se pueden digitalizar algunos procesos? ¿Cómo me adapto a esta nueva realidad?

Todo lo que necesitamos para empezar, es un ordenador, un smartphone y una buena conexión a Internet. En estos momentos de dificultades esto son buenas noticias,  debido a que la inversión del empresario y del trabajador será mínima, y en muchas ocasiones cero.

“El teletrabajo fue uno de los factores que me empujó a emprender en Octubre de 2015. Desde entonces, he trabajado desde cientos de lugares distintos: aeropuertos, airbnb, hoteles, coches, trenes, y muchos más (algunos con más o menos glamour). Tengo claro que el teletrabajo es una realidad y muchas empresas ya están apostando por esta modalidad que ofrece al trabajador más calidad de vida y flexibilidad”, señala Geni Ramos, CEO de la Agencia LaConsultoriaDigital.com, quien comparte algunas de las herramientas gratuitas que le han ayudado a teletrabajar durante estos casi cinco años de negocio digital.

Videoconferencia | Herramientas Digitales 

No hay una herramienta perfecta para todos, depende las funcionalidades que necesites.

Whatsapp es ideal para llamadas informales.

Google Hangouts te permite hacer videollamadas con 10 personas pero la calidad no es la mejor.

Zoom es mi preferida y la única que permite hasta 100 participantes en la versión gratis.. Yo uso la versión de pago porque el acabado es muy profesional.

Skype es perfecta para equipos y te permite hacer llamadas gratis a EEUU.

Whereby compró hace poco a ‘Appear.in’ es la competencia directa de Zoom y muy fácil de usar pero con limitación a 4 participantes en la cuenta gratis.

Chats en grupo | Herramientas Digitales 

Skype o Whatsapp son una opción muy válida para equipo pequeños si lo que necesitas es crear un chat para comunicarte 24/7

Si buscas una herramienta profesional, Slack es la mejor opción.

Esta herramienta digital de chat en equipos te permite crear un espacio de trabajo donde das de alta y baja usuarios (nosotros la usamos para el equipo interna y también para la comuniación con el cliente).

Podrás chatear de forma individual con las personas del canal y también podrás crear canales de comuniación específicos organizados por temas.

La funcionalidad que más cabe destacar es que si trabajas con otras herramientas digitales como asana (getsor de tareas), zoom o documentos de google drive, todas estas se pueden integrar para facilitarla comuniación entre todos los participantes del chat.

Este tipo de herramientas quieren simplificar la comunicación y sustituir los correos electrónicos.

Mensajes en Vídeo | Herramientas Digitales #3

Cuando estás en la oficina o en una clase, es muy fácil acercarte a la mesa del compañero/a y hacer una breve explicación de algo. El problema cuando estás en casa, es que no tienes esa proximidad y además, es posible que la otra persona con la que quieras hablar, no está disponible en ese momento. Y la verdad sea dicha, las videoconferencias están muy bien, pero no puedes pasarte todo el día de sala en sala ‘y tiro porque me toca’.

En estos casos usamos una herramienta llamada ‘Loom‘ que es ideal para mandar breves mensajes en video. Podrás mostrar tu pantalla, el video o ambas opciones. Nosotros en la agencia lo usamos hasta para mandar explicaciones de presupuestos o responder a preguntas de nuestros alumnos.

Además, hay una versión gratis que funciona muy bien con Chrome, así que esta puede ser tu mano derecha sobre todo si das formación, estás en atención al cliente o eres encargado de un equipo.

Documentos en Línea | Herramientas Digitales #4

Es imprescindible tener los documentos de trabajo accesibles en todo momento. Para conseguirlo, estos deben estar alojados en sistemas con almacenamiento en la nube. Las dos grandes favoritas son Dropbox y Google Drive.

Si eres usuario de Gsuite (interfaz gmail para correos de empresa) tendrás acceso gratuito a las herramientas de google drive como: sheets, presentaciones o documentos (sistemas propios de Google) que permiten su edición simultanea por varios usuarios a la vez.

Por otro lado tenemos a Dropbox. Este no tiene sistemas propios, pero puedes subir y descargar documentos de todo tipo. Una de las grandes ventajas es que puedes obtener hasta 2GB gratis de almacenamiento con la cuenta básica.

Gestión del Tiempo | Herramienta Digital #5

Calendly, es un gestor de calendario en línea, para que tus clientes o compañeros puedan agendar una llamada contigo en cualquier momento. Hay una versión gratis y te ahorrará muchos intercambios de emails. La herramienta se sincroniza con tu calendario y los usuarios que accedan a tu agenda online, solo podrán agendar en los huecos disponibles.

Asana remplaza nuestra lista de tareas pendientes. Este gestor de tareas que puede usarse de forma individual o de equipo es muy útil para organizar el tiempo en proyectos. Asana es nuestra herramientas favoritas por su interfaz y aplicación móvil. Dicho esto, existen otras herramientas como Trello y Monday, que también pueden ayudarte en organizar mejor tus tareas o las de tu equipo.

Toggl es otra de mis preferidas para hacer seguimiento del tiempo que dedicamos a las tareas. En una app que se instala en el ordenador y te permite darle al ‘play’ en cada tarea. Gracias a este sistema, podrás ver cuanto tiempo has tardado con tus tareas, el tiempo que le dedicas a un cliente, o podrás calcular el rendimiento de un colaborador o trabajador.

“Es responsabilidad de todos quedarnos en casa para contribuir a la erradicación del COVID-19. Estoy segura que con estas herramientas, muchos trabajadores pueden llevar a cabo sus tareas des de casa. Debemos reducir la circulación de personas y poner nuestro granito de arena en esto. La labor que está realizando el personal sanitario, bién lo merece”

Geni Ramos está a disposición de cualquier persona que pueda necesitar ayuda con la implementación de alguna de estas herramientas y va atender y resolver dudas a través de su canal de Instagram @GeniRamos.

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